Zásada uchovávání a výmazu údajů

1.1 Tato Zásada popisuje, jak dlouho a za jakých podmínek 404 Emails uchovává různé kategorie údajů zpracovávaných v souvislosti se Službou, a jak probíhá výmaz údajů při ukončení používání Služby.

1.2 Tato Zásada doplňuje Podmínky, Zásady ochrany osobních údajů a Smlouvu o zpracování osobních údajů (DPA); obsahuje-li některý z těchto dokumentů konkrétnější ustanovení pro danou situaci, tato Zásada mu není nadřazena.

1.3 Pojmy s velkým počátečním písmenem, které nejsou definovány v této Zásadě, mají význam uvedený ve Všeobecných obchodních podmínkách Služby (dále jen „Podmínky“).

2.1 Doba uchovávání konkrétního údaje závisí na typu údaje, účelu jeho zpracování, pokynech Zákazníka, smluvním životním cyklu, použitelném právu, požadavcích na bezpečnost a ochranu proti zneužití a na technickém životním cyklu záloh.

2.2 Tato Zásada nestanoví jedinou univerzální dobu uchovávání platnou pro všechny údaje.

2.3 V rozsahu, v jakém se na zpracování vztahuje GDPR, se 404 Emails řídí zásadou omezení uložení: osobní údaje nejsou uchovávány déle, než je nezbytné pro daný účel, s výhradou právních povinností a oprávněných či právních důvodů pro další uchování.

2.4 Tato Zásada nepředstavuje individuální právní poradenství.

3.1 Pro účely této Zásady se rozlišují dvě základní kategorie údajů: (a) Údaje Zákazníka a (b) vlastní záznamy 404 Emails.

3.2 „Údaji Zákazníka“ se rozumí zejména marketingové a odběratelské údaje zpracovávané jménem Zákazníka, které mohou podle konkrétního užití zahrnovat:

• kontakty;
• e-mailové adresy, jména a další kontaktní pole;
• odběry a témata (subscription topics);
• doklady o souhlasu;
• potlačení (suppression);
• kampaně;
• příjemce;
• údaje o zprávách, doručení a událostech;
• formuláře a jejich odpovědi;
• údaje automatizací;
• údaje o odesílacích doménách a konfiguraci;
• údaje o integracích a jejich konfiguraci.

3.3 Ve vztahu k Údajům Zákazníka je Zákazník zpravidla správcem osobních údajů a 404 Branding s.r.o. zpravidla zpracovatelem ve smyslu GDPR.

3.4 „Vlastními záznamy“ 404 Emails se rozumí zejména:

• údaje o Zákazníkovi a administrátorech účtu;
• smluvní záznamy;
• LegalAcceptance (evidence přijetí právních dokumentů);
• fakturační a předplatitelské záznamy;
• identifikátory a stav u společnosti Stripe;
• účetní a daňové záznamy;
• bezpečnostní a protizneužívací záznamy, jsou-li nezbytné;
• PrivacyRequest a jiná evidence o vyřízení žádostí souvisejících s výmazem;
• provozní a právní záznamy nezbytné k uplatnění, výkonu nebo obraně právních nároků.

3.5 Ve vztahu k vlastním záznamům může 404 Branding s.r.o. jednat jako samostatný správce osobních údajů, jak je popsáno v Zásadách ochrany osobních údajů.

3.6 Uzavření a výmaz prostoru (workspace) nutně neznamená výmaz každé jednotlivé informace, kterou je 404 Branding s.r.o. ze zákona povinna uchovávat v souvislosti s obchodním vztahem.

4.1 Po dobu, po kterou je prostor (workspace) aktivní, 404 Emails obecně uchovává Údaje Zákazníka v rozsahu potřebném pro poskytování Služby a v souladu s užíváním a pokyny Zákazníka.

4.2 Tato Zásada nezavádí automatický výmaz kampaní, kontaktů, zpráv ani dokladů o souhlasu na základě jejich stáří, pokud takový mechanismus není skutečně implementován ve Službě.

4.3 Zákazník zůstává odpovědný za posouzení, zda by měly být jeho vlastní Údaje Zákazníka nadále uchovávány podle použitelného práva, a to i v případě, že je Služba technicky uchovává.

5.1 Uzavření prostoru je v současnosti iniciováno výhradně součinností podpory 404 Emails; samoobslužné tlačítko pro uzavření účtu nebo prostoru není v této fázi k dispozici.

5.2 Okamžikem zahájení uzavření se stav prostoru mění na „uzavírající se“ a je stanoveno standardní 30denní období do plánovaného trvalého výmazu.

5.3 Při zahájení uzavření jsou zejména: zrušeny všechny nedokončené kampaně; zastaveny všechny aktivní zápisy do automatizací; zneplatněny přístupové klíče k API; a v přiměřeném rozsahu iniciováno zrušení souvisejícího placeného předplatného.

5.4 Po dobu uzavírání zůstávají Údaje Zákazníka přístupné a exportovatelné; nová odesílací a sběrná činnost (odesílání kampaní, spouštění automatizací, příjem odpovědí na formuláře, přístup přes integrace/API) je však omezena.

5.5 Uzavření lze během 30denní lhůty zrušit, opět pouze prostřednictvím součinnosti podpory 404 Emails; po provedení trvalého výmazu již uzavření zrušit nelze.

5.6 Zrušení uzavření obnoví možnost dalšího používání Služby; nemusí však automaticky obnovit již zrušené kampaně, zastavené zápisy do automatizací nebo stav placeného předplatného, které je třeba řešit samostatně.

6.1 Přibližně 20 dnů po zahájení uzavření se 404 Emails pokusí zaslat upozornění na blížící se trvalý výmaz na e-mailovou adresu vlastníka (owner) prostoru. Odeslání tohoto upozornění je vynaloženo v dobré víře, nikoli garantováno; jeho případné selhání samo o sobě neprodlužuje ani nezastavuje běh 30denní lhůty.

6.2 Po uplynutí 30denní lhůty od zahájení uzavření provede 404 Emails trvalý výmaz Údajů Zákazníka z aktivních systémů podle implementovaného procesu výmazu.

6.3 Tento výmaz zahrnuje zejména údaje týkající se:

• kontaktů;
• odběrů a témat;
• dokladů o souhlasu;
• potlačení (suppression);
• kampaní a jejich revizí;
• šablon;
• skupin, štítků a segmentů kontaktů;
• zpráv a událostí doručení;
• formulářů a jejich odpovědí;
• automatizací a souvisejících zápisů a zpráv;
• odesílacích domén;
• integrací a přístupových klíčů k API.

6.4 Prostor (workspace) samotný není fyzicky odstraněn z databáze; jeho stav se mění na „vymazáno“ a zůstává evidenční záznam potvrzující, že prostor existoval a byl vymazán. Tento záznam neobsahuje bývalou databázi odběratelů ani kontaktů Zákazníka.

6.5 Touto Zásadou není tvrzeno, že: každý bajt dat okamžitě zmizí ze všech fyzických médií; veškeré kopie u poskytovatelů třetích stran zmizí okamžitě; zálohy jsou bezprostředně přepsány; nebo že jsou tímto výmazem odstraněny zákonem vyžadované obchodní záznamy 404 Branding s.r.o.

7.1 Po úspěšném provedení trvalého výmazu se 404 Emails pokusí zaslat potvrzení o dokončení výmazu bývalému vlastníkovi prostoru, a to na jeho aktuální e-mailovou adresu evidovanou u příslušného uživatelského účtu.

7.2 Odeslání tohoto potvrzení je opakovaně vynaloženo v dobré víře; nezaručuje se však jeho doručení každému příjemci za všech okolností.

7.3 Samotný požadavek na zaslání potvrzení neobsahuje trvale uchovávanou kopii e-mailové adresy příjemce; e-mailová adresa je při odeslání načtena z aktuálního záznamu uživatelského účtu.

7.4 Po odeslání, nebo po vyčerpání přiměřeného počtu pokusů o odeslání, zůstává zachován pouze úzce vymezený evidenční záznam o tom, že k výmazu a pokusu o oznámení došlo - nikoli obsah vymazaných Údajů Zákazníka.

8.1 Před trvalým výmazem může Zákazník exportovat dostupné Údaje Zákazníka, a to i po celou dobu 30denní lhůty k uzavření.

8.2 Export je poskytován ve formě souboru (ZIP) obsahujícího data ve strukturovaných formátech (např. CSV/JSON), v rozsahu aktuálně podporovaném Službou - podrobnosti a aktuální technický popis viz samostatná stránka Přenositelnost dat.

8.3 Tato Zásada nezaručuje ani neslibuje, že exportovaná data lze zpětně nahrát do Služby pomocí hromadného CSV importu kontaktů popsaného v Podmínkách - CSV import podporuje pouze omezenou sadu kontaktních polí, nikoli plný rozsah exportovaných kategorií údajů podle článku 8.2.

8.4 Po provedení trvalého výmazu se Zákazník nemůže spoléhat na to, že mu 404 Emails vymazané Údaje Zákazníka rekonstruuje nebo znovu poskytne.

8.5 Zákazník odpovídá za včasné vyexportování jakýchkoli dokladů o souhlasu nebo souladu s právními předpisy, které potřebuje uchovat pro vlastní účely, před uplynutím 30denní lhůty.

9.1 Po dobu, po kterou je prostor aktivní, 404 Emails uchovává doklady o souhlasu v rozsahu potřebném k tomu, aby bylo možné prokázat právní základ oslovování jednotlivých kontaktů a zabránit nežádoucímu oslovování týchž kontaktů.

9.2 Zákazník může potřebovat doklady o souhlasu nebo o jiném právním základu pro účely vlastního souladu s právem - viz Zásada přijatelného užívání / Anti-Spam Policy, článek 4.

9.3 404 Emails neslibuje, že bude po ukončení používání Služby uchovávat databázi bývalých odběratelů Zákazníka nebo doklady o jejich souhlasu jménem Zákazníka donekonečna.

9.4 Doklady o souhlasu jsou při trvalém výmazu prostoru odstraněny společně s ostatními Údaji Zákazníka podle článku 6; nejedná se o skrytý „archiv souladu“ uchovávaný pro budoucí použití.

9.5 Zákazník je povinen vyexportovat doklady o souhlasu, které potřebuje uchovat pro vlastní účely, před uplynutím 30denní lhůty k uzavření - viz článek 8.

9.6 Úzce vymezená vlastní evidence 404 Emails o tom, že k výmazu došlo (viz článek 14), je oddělená od databáze souhlasů Zákazníka a tuto databázi nenahrazuje.

10.1 Po dobu aktivního používání Služby jsou záznamy o potlačení (suppression), odhlášení, tvrdém bounce a stížnostech uchovávány v rozsahu nezbytném k zabránění dalšímu nežádoucímu nebo opakovanému oslovování dotčených kontaktů.

10.2 Po trvalém výmazu prostoru 404 Emails neuchovává bývalý seznam potlačených nebo odhlášených kontaktů Zákazníka pro jiné, s tímto Zákazníkem nesouvisející budoucí použití.

10.3 Zásadou vedoucí toto ustanovení je, že 404 Emails neudržuje trvalou databázi potlačení či marketingových kontaktů bývalých zákazníků pro vlastní budoucí použití.

11.1 Uzavření a trvalý výmaz prostoru (workspace) automaticky nevymaže uživatelský účet, který byl s tímto prostorem spojen jako člen nebo vlastník.

11.2 Uživatelský účet je od Údajů Zákazníka konkrétního prostoru oddělen; jeden uživatelský účet může být členem více prostorů.

11.3 Členství uživatele v uzavíraném prostoru je při trvalém výmazu prostoru odstraněno; samotný uživatelský účet, jeho přihlašovací relace a evidence přijetí právních dokumentů (LegalAcceptance) tím nejsou dotčeny.

11.4 V současnosti neexistuje samoobslužná funkce pro výmaz celého uživatelského účtu nezávisle na uzavření prostoru. Požaduje-li uživatel výmaz nebo jinou úpravu svých osobních údajů nad rámec výmazu Údajů Zákazníka konkrétního prostoru, je třeba kontaktovat 404 Emails na adrese 404branding@gmail.com.

12.1 Přihlašovací relace (sessions) mají omezenou platnost a po jejím uplynutí jsou pravidelně odstraňovány z databáze aplikace.

12.2 Krátkodobé bezpečnostní záznamy použité pro účely jako omezení frekvence požadavků (rate limiting) mají svou platnost rovněž časově omezenou a nejsou uchovávány jako trvalá evidence.

12.3 Krátkodobé ověřovací tokeny používané například pro obnovu zapomenutého hesla jsou určeny k jednorázovému použití a jejich platnost je časově omezena. Nevyužité tokeny, jejichž platnost uplynula, jsou rovněž pravidelně odstraňovány z databáze aplikace; nejsou určeny k dlouhodobému uchovávání.

12.4 Tato Zásada nezveřejňuje bezpečnostně citlivé podrobnosti implementace autentizace ani přesné retenční lhůty nad rámec toho, co je zde uvedeno.

13.1 404 Emails neukládá úplné údaje o platebních kartách; zpracování plateb probíhá prostřednictvím řešení hostovaného společností Stripe.

13.2 404 Emails uchovává omezené fakturační identifikátory a stav (např. identifikátor zákazníka a předplatného u Stripe, stav předplatného a plánu) nezbytné pro správu předplatného a fakturace.

13.3 Fakturační, účetní, daňové a související smluvní záznamy mohou být uchovávány i po uzavření nebo výmazu prostoru, a to po dobu vyžadovanou použitelnými účetními a daňovými předpisy nebo nezbytnou pro audit, prevenci podvodů či uplatnění právních nároků.

13.4 Konkrétní zákonná doba uchovávání se liší podle typu záznamu a použitelného práva. Podle českého práva v oblasti účetnictví se v současnosti obecně jedná například o přibližně 10 let u účetních závěrek a výročních zpráv a přibližně 5 let u řady dalších účetních dokladů a souvisejících záznamů; tyto údaje jsou uvedeny jako obecná informace, nikoli jako závazný výklad pro konkrétní typ záznamu 404 Emails, a mohou se v čase měnit.

13.5 Tato Zásada nezavádí jedinou retenční lhůtu platnou pro všechny fakturační či účetní údaje; rozhodující je vždy doba vyžadovaná použitelným právem pro konkrétní typ záznamu.

13.6 Fakturační a účetní záznamy nejsou Údaji Zákazníka ve smyslu článku 3 a jejich uchovávání po výmazu prostoru není v rozporu s článkem 6.

14.1 404 Emails může uchovávat úzce vymezenou evidenci o tom, že došlo k žádosti o výmaz nebo k procesu uzavření a výmazu prostoru, včetně jejího stavu a časových údajů, je-li to nezbytné pro doložení souladu s právními předpisy nebo interní odpovědnosti.

14.2 Tato evidence neobsahuje obsah vymazaných Údajů Zákazníka, nýbrž pouze omezené metadatové informace, jako je typ a stav požadavku, časové údaje a souhrnné údaje o rozsahu provedeného výmazu.

14.3 Tato evidence nepředstavuje uchovanou kopii vymazané marketingové databáze Zákazníka a nesmí být za takovou považována.

14.4 Interní technické identifikátory nejsou v rámci této Zásady zveřejňovány.

15.1 404 Emails může v přiměřeném a nezbytném rozsahu uchovávat úzce vymezené záznamy pro účely: prevence podvodů; šetření bezpečnostních incidentů; šetření zneužití Služby; vymáhání smluvních podmínek; a uplatnění, výkonu nebo obrany právních nároků, včetně plnění právních či regulatorních povinností.

15.2 Tato Zásada nezakládá obecné právo uchovávat veškeré Údaje Zákazníka neomezeně dlouho z důvodu „bezpečnosti“.

15.3 Rozsah takto uchovávaných záznamů je omezen na to, co je pro daný účel přiměřeně nezbytné.

15.4 Provozní protokoly (logy) jsou uchovávány pouze v rozsahu přiměřeně nezbytném pro provoz, bezpečnost a řešení provozních problémů; tato Zásada nestanoví jedinou pevnou retenční lhůtu pro provozní protokoly.

16.1 404 Emails udržuje zálohy databáze pro účely obnovy po havárii a kontinuity provozu. Podrobný technický popis a aktuálně platné retenční cykly záloh jsou uvedeny v DPA (článek 14.8 a Příloha 2).

16.2 Výmaz údajů z aktivních systémů nemusí okamžitě přepsat historické zálohy; vymazané údaje mohou po omezenou dobu přetrvávat v konečných (finitních) záložních kopiích až do uplynutí jejich stanoveného retenčního cyklu.

16.3 Záložní kopie nejsou určeny k tomu, aby byly použity k obnovení běžného zpracování dat vymazaného prostoru Zákazníka.

16.4 Je-li po bezpečnostním nebo provozním incidentu nezbytná obnova ze zálohy, musí být příslušné požadavky na výmaz či omezení zpracování znovu řádně zohledněny a provedeny.

16.5 Tato Zásada netvrdí, že jsou zálohy neměnné (immutable) nad rámec toho, co je uvedeno v DPA, ani že je datový svazek produkčního serveru šifrován v celém rozsahu (full-disk encryption).

17.1 Údaje Zákazníka a související provozní údaje mohou být zpracovávány prostřednictvím subzpracovatelů a dalších poskytovatelů uvedených na stránce Dílčí zpracovatelé a další poskytovatelé služeb, zejména poskytovatele cloudové infrastruktury a úložiště záloh (OVHcloud) a poskytovatele infrastruktury pro odesílání e-mailů (Resend).

17.2 Tito poskytovatelé mohou v omezeném rozsahu uchovávat údaje podle svých vlastních použitelných retenčních a výmazových procesů a právních povinností.

17.3 404 Emails zadává a zpracovává pokyny k výmazu v souladu se svými smluvními povinnostmi vůči těmto poskytovatelům, avšak nemůže zaručit okamžitý výmaz z každého systému každého poskytovatele.

17.4 Tato Zásada nepřebírá ani nezveřejňuje konkrétní retenční lhůty jednotlivých poskytovatelů nad rámec toho, co je uvedeno v Subprocessor Listu, DPA nebo Zásadách ochrany osobních údajů.

18.1 Ve vztahu k Údajům Zákazníka je Zákazník zpravidla správcem osobních údajů. Žádosti subjektů údajů (např. odběratelů či kontaktů Zákazníka) týkající se takových údajů proto mohou být v rozsahu, v jakém 404 Emails vystupuje jako zpracovatel, řešeny prostřednictvím příslušného Zákazníka nebo v součinnosti s ním.

18.2 404 Emails netvrdí, že je ve všech případech správcem osobních údajů odběratelů či kontaktů Zákazníka.

18.3 Ve vztahu k vlastním záznamům, u nichž 404 Branding s.r.o. vystupuje jako samostatný správce (např. údaje o uživatelském účtu, fakturaci nebo bezpečnostní záznamy), lze žádosti týkající se práv subjektů údajů podle GDPR zasílat přímo na adresu 404branding@gmail.com.

19.1 Postupy uchovávání a výmazu se mohou v čase měnit v důsledku vývoje produktu, právních povinností, bezpečnostních požadavků nebo změn u poskytovatelů infrastruktury.

19.2 O podstatných změnách této Zásady poskytne 404 Emails přiměřené oznámení v souladu s obecným přístupem k verzování a oznamování změn právních dokumentů uplatňovaným u Podmínek.

19.3 Mlčení Zákazníka není ve všech případech automaticky považováno za přijetí změny.

19.4 Aktuální verze a datum účinnosti jsou vždy uvedeny v záhlaví této Zásady.

19.5 Tato Zásada může být k dispozici v češtině a v angličtině. Rozhodující je české znění.

19.6 Tato Zásada souvisí s Podmínkami (článek 11), Zásadami ochrany osobních údajů (články 9-10), Smlouvou o zpracování osobních údajů (DPA) (článek 14) a Zásadou přijatelného užívání / Anti-Spam Policy a v příslušných případech na ně odkazuje.

19.7 Kontakt Poskytovatele: 404branding@gmail.com.